POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COLOMBIA

· Constitución Política de Colombia. Artículo 15.

· Ley 1266 de 2008.

· Ley 1581 de 2012.

· Decreto 1377 de 2013.

En esta Política se busca garantizar el derecho a la privacidad, al Hábeas Data, la intimidad, el buen nombre, así como el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recopilada de los Titulares de los Datos Personales y que se encuentren en las Bases de Datos de Axon Pharma; por lo anterior; en el presente documento se establecen los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por la Sociedad y los parámetros bajo los cuales se realiza el Tratamiento de los datos personales, determinando las finalidades, los derechos de los Titulares de los datos personales y los procedimientos para el ejercicio de tales derechos ante Axon Pharma.

La presente Política es aplicable a todos los datos personales registrados en cualquiera de las bases de datos de Axon Pharma y que los haga susceptibles de su Tratamiento.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Axon Pharma.

Los Titulares o sus causahabientes podrán realizar cualquiera de los procedimientos establecidos, sobre los datos personales que reposen en las bases de datos de Axon Pharma, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Para realizar cualquiera de los trámites que se describen a continuación, Axon Pharma ha habilitado los siguientes canales de difusión:

Razón Social: AXON PHARMA S.A.S.

Domicilio: Bogotá, D.C.

Dirección: Cl 97 No. 11 B – 17, oficina 401.

Correo: protecciondedatos.colombia@axon-pharma.com 

Teléfono: 601 6210188.

De conformidad con la legislación vigente, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral. De igual modo los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que rodean el derecho de hábeas data y protección de datos personales.

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato público: Son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato semiprivado: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g) Datos sensibles: serán aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

h) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

i) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

j) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

k) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Axon Pharma aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

a)  Principio de legalidad: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b)  Principio de libertad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

c)  Principio de finalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Axon Pharma estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

d)  Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e)  Principio de transparencia: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de Axon Pharma, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f)  Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Axon Pharma será solo de medio y no de resultado.

g)  Principio de seguridad: los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan.

h)  Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. 

Autorización

Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Axon Pharma se requiere del consentimiento libre, voluntario, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

La autorización puede constar en un documento físico o electrónico, o en cualquier otro formato que permita a los titulares realizar su posterior consulta, para esto, Axon Pharma utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará las acciones necesarias para mantener registros idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización de parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Axon Pharma, no vende ni alquila a terceros las bases de datos que obtiene en desarrollo de su objeto social, esta información solo será tratada para los fines y período que en cada caso se indique, garantizando mantenerla segura y con un alto grado de privacidad y confidencialidad. Toda la información recopilada se encuentra protegida en diversos tipos de archivos y copias virtuales, protegida por servidores internos los cuales se encuentran coordinados por el área Administrativa.

Tratamiento

La información que se recopile por cualquier medio habilitado para tal fin cuenta con acceso restringido de determinado personal, custodiado por medio de usuarios y contraseñas de administrador. Así mismo, Axon Pharma obtiene la información que contiene en sus bases de datos mediante relaciones contractuales propias de su objeto social, la cual se encuentra protegida con altas medidas de seguridad y acceso restringido.

La información de los titulares que reposa en las bases de datos cuenta para su tratamiento con su correspondiente autorización para el mismo; esta información podrá ser transferida total o parcialmente al exterior, cuando se requiera y se informe al Titular, dando cumplimiento a los requerimientos legales para la realización de dicha transferencia. La información continuará manteniéndose con la misma privacidad y seguridad con la que se mantenía en Axon Pharma y solo será tratada para los fines indicados inicialmente.

Axon Pharma realizará operaciones que incluyen la recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

Finalidad

La Información tratada por Axon Pharma corresponde a los datos suministrados por sus proveedores, empleados, clientes y otros actores que participen en la prestación del servicio. La información que recopila en la actualidad se tratará con las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a las actividades comerciales y contractuales vinculadas con Axon Pharma y sus terceros.
• Expedición de facturas, cotizaciones, registros y todos los documentos necesarios que sirvan de soporte para el registro contable.
• Desarrollo de procesos y procedimientos contables.
• Dar cumplimiento a procesos de seguridad sobre la información que reposa en las bases de datos de Axon Pharma.
• Dar cumplimiento a las solicitudes, reclamos o consultas de los titulares.
• Actualizar la información contenida en las bases de datos personales de acuerdo con la información otorgada por los titulares y/o las solicitudes realizadas sobre las mismas.
• Datos de Clientes: Prestar los servicios contratados por los clientes, informar sobre el estado de los servicios contratados, sus modificaciones y novedades, realizar labores de actualización de datos de contacto, expedir los productos solicitados por los clientes y realizar labores de seguimiento y fidelización de producto.
• Datos de Proveedores: Realizar pedidos, pagos a sus proveedores y reportar información tributaria, dar cumplimiento a los contratos suscritos entre Axon Pharma y sus Proveedores.
• Datos de Empleados: Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de su relación contractual con Axon Pharma, mantener en sus bases de datos información por el término indicado en la Ley, y proporcionar la misma a un tercero cuando sea necesario en lo referente a contacto para casos de emergencia, accidentes de trabajo y formación académica, proporcionar a terceros referencias sobre las actividades desarrolladas en Axon Pharma, cuando así lo autorice el Titular, de acuerdo a lo estipulado en la ley laboral y en los periodos que allí se enmarcan.
• Datos de Profesionales de la Salud: Establecer contacto con la intención de brindar información médica y científica necesaria para la prescripción de productos farmacéuticos y educación general acerca de los efectos secundarios, colaterales y beneficios de los mismos; Enviar información de ventas, mercadeo y asuntos regulatorios de los productos farmacéuticos comercializados por Axon Pharma, realizada de acuerdo con los lineamientos de promoción y publicidad alineados con la normativa local vigente; Mantener actualizados los datos para la invitación a reuniones y/o eventos patrocinados por la Compañía con fines de actualidad médica; Ser contactado a través de correo electrónico, correo físico, mensajes de texto, vía telefónica y cualquier otro medio de comunicación, con los fines de: a) Enviar información, atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones, reclamos, enviar invitaciones para asistir a conferencias, eventos, congresos, seminarios y charlas comerciales, científicas, médicas y académicas, bajo la normativa y códigos de la industria; y, b) Gestionar encuestas de satisfacción relacionados con los eventos organizados por Axon Pharma.

En caso de requerirse realizar tratamiento de datos sensibles o datos de menores de edad, Axon Pharma con el fin de salvaguardar el interés vital de los Titulares protegerá con especial cuidado y estrictas medidas de protección este tipo de datos. Se ha implementado sistemas y estándares de tecnología y de seguridad operacional con el fin de proteger información personal de pérdida, usos indebidos, alteraciones o destrucción. Adicionalmente, todos nuestros empleados son conscientes del Tratamiento adecuado que debe darse sobre los datos personales y sobre aquellos considerados como sensibles, por lo que se comprometen a respetar las políticas de seguridad de información.

Para el Tratamiento de este tipo de datos se requerirá de autorización expresa de los Titulares (en el caso de menores de edad de sus representantes legales) en la que se informe que se responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales (Art 12 Decreto 1377/2013) y las demás establecidas por la ley.

En ejercicio de su objeto social, AXON PHARMA SAS realiza el tratamiento de datos que incluye recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, de acuerdo con la ley existente y en la forma que esta lo permita, dicho tratamiento se realizará de la siguiente forma según el caso:

  a. Médicos y profesionales de la salud: El tratamiento de datos de contacto de médicos y demás profesionales de la salud tiene como propósito realizar el contacto frecuente por distintos medios, tales como, mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica o visita presencial con la intención de entregar información y educación general acerca de temas de salud e información médica y científica. Además, recolectar y transferir los datos personales a las empresas titulares de los registros de los productos que Axon Pharma comercializa, con el fin de cumplir la obligación de reportar al INVIMA obligaciones de seguridad sobres los productos en actividades de: diseminación de medidas de minimización de riesgos, comunicaciones de seguridad tipo DHCP, conforme con la normativa vigente y, cualesquiera otra obligación de naturaleza legal; En general, otras propias del objeto social de AXON PHARMA y, en relación con el vínculo que se tiene con el Titular.

b. Proveedores personas naturales y jurídicas: El tratamiento de estos datos se efectúa con el fin de realizar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de AXON PHARMA SAS, derivada de contratos o acuerdos comerciales, entre las partes, tales como pagos o atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hecha por el Titular de la información, sus representantes o entidades autorizadas en la ley.

c. Clientes personas naturales y jurídicas: El Tratamiento de datos de los clientes, tiene como propósito cumplir con las obligaciones contractuales, tales como facturación, reportes de pagos, estado de cuenta, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información sus representantes o entidades autorizadas en la ley.

d. Empleados y exempleados: El Tratamiento de los datos se realiza para cumplir con las obligaciones de ley, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social y parafiscales, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información, sus representantes o por entidades del sistema general de seguridad social y parafiscales a los que el Titular esté o halla estado vinculado.

e. Vídeo Vigilancia: La captación de imágenes obedece a la protección de las personas, instalaciones, bienes y activos de la compañía.

f. Accionistas: Solo se usarán los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Axon Pharma, en su condición de responsable del tratamiento.
• Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a Axon Pharma, en su condición de responsable del tratamiento.
• A recibir información por parte de Axon Pharma previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Cuando Axon Pharma actúe como responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a)  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b)  Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c)  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e)  Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h)  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i)  Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular 

j)  Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k)  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Axon Pharma tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona (Axon Pharma), le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Axon Pharma garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con Axon Pharma, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

Supresión de datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a protecciondedatos.colombia@axon-pharma.com, la supresión de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Axon Pharma.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, se establece mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. 

Presentación de solicitudes

La solicitud deberá ser presentada por:

• El Titular de la información acreditando su plena identificación de forma suficiente.
• Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar su condición como tales.
• Representantes o apoderados del titular, acreditando la representación de la persona y/o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro, presentando los documentos que den cuenta de ello.

Como mínimo la solitud deberá contener: la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, consulta, actualización o supresión, la dirección y teléfonos de contacto, correo electrónico y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas

En caso de consultas sobre datos personales, Axon Pharma habilitará todo tipo de medios que considere sean pertinentes para garantizar este proceso. La consulta será atendida en un término de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, con los documentos soporte que den cuenta de la legitimación para el ejercicio de los derechos de Titular. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término inicial, Axon Pharma informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá la consulta, término que no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

En los casos en que los Titulares de Datos Personales Tratados por Axon Pharma consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su criterio un incumplimiento de los deberes de la Ley 1581 de 2018 podrán dirigirlos al correo protecciondedatos.colombia@axon-pharma.com

Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:

• Axon Pharma antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, Axon Pharma requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de Axon Pharma no es competente para resolverlo, dará traslado al Área Jurídica, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de Axon Pharma donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presente Política entrará en vigor a partir del 21 de noviembre de 2022. De presentarse cambios sustanciales en la Política o modificaciones sobre la misma, se informará a los Titulares de forma inmediata por los medios y canales habilitados para tal fin.

Las Bases de Datos de Axon Pharma tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

Última actualización:  Diciembre 2024 

Código COL-A-PN-PO-01  VERSION 3